Financieel beheer

Een gezond financieel -en administratief beheer is één van de belangrijkste taken binnen een VvE. Wij vinden transparantie daarom van wezenlijk belang. Alle bestuurders en eigenaren krijgen toegang tot ‘Mijn Viridis’. Hiermee heeft u 24 uur per dag, 7 dagen in de week inzicht in de financiën en administratie van uw vereniging. Met ‘Mijn Viridis’ kunt u zelf digitaal facturen accorderen, declaraties indienen en kan de kascontrole geheel digitaal worden uitgevoerd. Daarnaast is alle relevante documenten waaronder de Akte van splitsing, splitsingstekening, model- en huishoudelijk reglement, actuele begroting, documenten ledenvergaderingen, standaard procedures en handleidingen te downloaden. Hieronder een opsomming van de belangrijkste taken binnen het financieel- en administratief beheer.

 

Financieel beheer

  • Het opzetten van financiële administratie conform Akte van Splitsing
  • Het openen en beheren van de bankrekeningen op naam van de VvE
  • Het opstellen van conceptbegrotingen
  • Het opstellen van liquiditeitsbegroting reservefondsen
  • Het informeren van eigenaars over de (periodieke) VvE voorschotbijdrage
  • Het bewaken van het debiteuren en crediteurenadministratie
  • Het versturen van herinneringen en aanmaningen conform incassoprocedure
  • Het treffen van rechtsmaatregelen op kosten van debiteur met achterstand
  • Het aanmaken en versturen van facturen VvE periodieke voorschotbijdrage
  • Het inscannen en boeken van inkoopfacturen
  • Het digitaal ter accordering aanbieden van inkoopfacturen
  • Het aanmaken en aanbieden van incasso en betalingsbatches aan de bank
  • Het verzorgen van betalingen uit reservefonds met tweede accordering of handtekening
  • Het boeken van mutaties bankafschriften
  • Het in overeenstemming met bestuur maandelijks afromen van betaal- naar spaarrekening
  • Het opstellen van een jaarverslag met balans en exploitatierekening inclusief toelichting
  • Het begeleiden van de kascontrolecommissie
  • Het innen en verrekenen van voorschotbijdrage energielasten (optioneel)

 

Administratief beheer

  • Het aanleggen en bijhouden van een digitaal archief
  • Het maken en actueel houden van het eigenaren- en gebruikersregister
  • Het maken en actueel houden van crediteurenbestand
  • Het vastleggen van alle contractafspraken en bijbehorende financiële verplichtingen
  • Het verzorgen van verklaring notaris bij eigendomsoverdracht
  • Het informeren van nieuwe eigenaars middels een welkomstpakket
  • Het actueel houden van gekozen bestuurders handelsregister KvK
  • Het verzorgen van correspondentie

 

Verzekeringen

  • Het bewaken van geldende termijnen taxatie en/of waardebepalingen
  • Het bemiddelt in verzekeringen (onder AFM-vergunning 12008569 Raetsheren van Orden)
  • Het opzeggen en/of afsluiten van verzekeringen
shutterstock_271146779